FLYTTEGUIDE – Gode råd når du skal flytte til nye erhvervslokaler

At flytte til nye lokaler er mere end blot at bestille et flyttefirma. Lokalerne skal nemlig ikke blot være passende til jeres forretning, men også være en god, produktiv arbejdsplads. Det stiller en række udfordringer og krav.

For at gøre jeres flytning overskuelig, har vi udarbejdet en tjekliste, som I løbende kan krydse af. I kan på den måde komme besvær i forkøbet.

1-3 måneder før flytning

• Tag forbehold for klargøring af den nye lokation:
  • Renovering
  • Indretning
  • Maling
  • Rengøring
  • Nyt inventar
  • Indeklima
  • Wifi/fibernet
• Informér kunder, leverandører og samarbejdspartnere:
  • Forsyningsselskab (el, vand, varme)
  • Forsikringsselskab
  • Teleselskab
  • Internetudbyder
  • Alarm/vagtordning
  • Rengøringsselskab
  • Kontorartikler- og maskiner
  • Planteservice
  • Catering/kaffe
  • Abonnementer (aviser/magasiner)

• Indgå aftale med et flyttefirma i god tid

Når I skal flytte, er det vigtigt at være i god dialog med jeres udlejer. I indgår nemlig forpligtelser over for hinanden, hvilket er opført i lejekontrakten. Det er derfor vigtigt, at I er helt klar på, hvad I har indgået, og hvordan I kan forvente at overtage lejemålet - herunder hvilken stand lejemålet er i, og om I skal stå for renovering. Det er også vigtigt at undersøge, hvad udlejeren af jeres nuværende lejemål forventer og kan gøre krav på ved fraflytningen – så husk også at tjekke jeres gamle lejekontrakt.

1-2 uger før flytning

• Udarbejd en flytteplan og uddeleger ansvarsområder internt
• Undersøg jeres forsikring. Der kan kræves indgåelse af ny aftale ved flytning.
• Husk at bestille nøgler til medarbejdere
• Planlæg udflytningssyn med nuværende udlejer/administrator

Gør klar til flyttedagen

• Dobbelttjek flytteplan og koordinér ansvarsområder
• Opdatér virksomhedsadresse på Virk.dk.
• Opdatér virksomhedsadresse online og på eventuelle dokumenter:
• Hjemmeside
• E-mails
• Sociale medier
• Visitkort
• Dokumenter
• Manualer m.m.
• Husk at få opsat skilte, så jeres kunder og samarbejdspartnere kan finde jer.
• Aflæs målere til forsyningsselskaber (el, vand, varme)
• Del nye nøgler ud til jeres medarbejdere.
• Husk, at medarbejderne skal aflevere deres nøgler til det gamle lejemål.
• Deltag på udflytningssyn